●修理会社との情報共有は可能、でも、情報流出には細心の注意を

　2005年4月から全面施行された個人情報保護法。その前後から複数の企業からの顧客情報流出が問題になっていましたから、重要な法律であることは認識されているでしょう。しかし、大家さんにとってどのような影響があるのか。

　まず、この法律は本人である個人の権利を定めるものではなく、企業が守らなくてはいけない義務を定め、それに違反した場合には行政機関が処分を行うというものです。

　さて、その企業の義務とは

●個人情報を収集する際には利用目的を明確にしなくてはならない
●目的以外で利用する場合には本人の同意を得ないといけない
●個人情報を収集する際、利用目的を通知、公表しなくてはいけない
●情報が漏洩しないよう対策を講じ、従業員だけでなく、委託業者も監督しなければならない
●個人の同意を得ずに第三者に情報を提供してはならない
●本人からの求めに応じ、情報を開示しなければならない
●公開された個人情報が事実と異なる場合は、訂正や削除に応じなければならない
●個人情報の取り扱いに関する苦情に対し、適切・迅速に対処しなければならない

　などで、これに違反した場合には懲役または罰金などの刑が課せられることになっています。

　ところで、大家さんの場合、個人情報として扱うのは入居者に関する情報です。それを踏まえた上で、ご質問にひとつずつお答えします。

●家賃の督促など金銭、契約にまつわる書状は封書で

　まず、「家賃の督促状は封書でなくては」という部分。これについては個人情報保護法より前に、相手に確実に届いたことを証すために、封書にすべきではないかと考えます。葉書で出した場合、たとえ、その書面をコピーなどで保存していたとしても、確実に投函されたか、そしてそれが届いたかは証明できません。

　そして、個人情報保護法という面では、金銭や契約にまつわるような微妙な問題が、安易に他からも見られるような形の書面で送られることに疑義があります。郵便受けからはみ出したり、引き出されたりした場合、簡単に内容が見られるような形式で金銭にまつわる、あまり楽しくない内容を送られたとして、あなたがどう感じるか、そう考えれば、おのずとお分かりいただけるかと思います。

●修繕業者さんとの情報の共有は可能。ただし目的以外に使わないことを互いに認識

　個人情報保護法では、あらかじめ本人に連絡、同意の上、あるいは本人が容易に知りえる状態であれば、グループ間あるいは提携先の会社との個人情報の共有を認めています。

　これはつまり、大家さんが知っている入居者に関する個人情報を、管理やメンテナンスを行う会社とも共有することを伝え、同意を得ていれば、共有してもいいと意味です。

　そして、その際、

●特定の会社、者との間で共同して利用すること
●共同利用する個人情報の範囲
●共同して利用するものの範囲
●利用目的
●個人情報の管理について責任者を定める

という必要があります。

　つまり、入居者に許諾を得ると同時に、情報を共有する会社、個人には取り扱いに注意すること、責任者を決めて情報の流出を防ぐことなどを求めるということです。

　ある程度の規模の会社では個人情報の入ったファイルは鍵のかかるロッカーにしまう、リストの入ったパソコンにはパスワードを設定して、読み取られないようにするなど細かい対策が行われています。しかし、個人の大家さんの場合はここまでの対策は実際問題として難しいでしょうし、必要ないケースが大半だと思います。とはいえ、個人情報流出に関しては、厳しい目が向けられていることを意識、取り扱いには十分注意したいところです。

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