内容証明郵便とは日本郵政公社が、郵便物の内容を証明してくれる郵便物のこと。後に裁判などになった場合には文書を出したこと、また、その内容がどのようなものであったかを証してくれるものとして、証拠となります。また、相手に対しては、通常の郵便物以上に強い意志があって作成、送付されたものであることが伝わりますから、相手によっては、これだけで対処を考えるかもしれません。
さて、以下、書き方です。

●用紙と書き方

　　内容証明専用用紙なるものが、市販されていますが、これを使う必要はありませんし、用紙のサイズにも決まりはありません。同様に、書き方も自由です。ただし、手書きの場合、改ざんの可能性のある鉛筆、シャープペンなどは避け、退色しにくいペンまたはボールペンを利用したほうがいいでしょう。

●行数・字数の制限

　これにはルールがあります。縦書きの場合は１行20字以内とし、１枚には26行以内とします。横書きの場合には１行を13字以内とし、１枚に40行以内、あるいは１行26字以内で１枚に20行以内のいずれかとします。
　このとき、使える文字ですが、かな、漢字、数字と固有名詞に限って英字に加えて、括弧、句読点など、一般に記号として使用されるものは問題ありません。句読点や括弧、記号は１文字、丸付文字や括弧付文字は２文字分として換算します。パソコン利用時は句読点が禁則処理されたり、丸付文字が１文字にカウントされることがあるので、注意が必要です。
　また、誰が見ても、意図を読み違えることがないよう、丁寧な字で分かりやすく書くことも大事です。

●年月日、住所、氏名は必ず書く

　文書の中に必ず必要です。縦書きの場合には文書の最後、横書きの場合は最初に書くことになります。　縦書きでは、年月日、差出人の住所、氏名、受け取り人の住所、氏名の順で、横書きでは年月日、受取人の住所、氏名、差出人の住所、氏名の順です。このあたりは、ビジネス文書を意識していただければ、お分かりいただけるかと思います。

●捺印する

　法律上、必要とされてはいませんが、通例として捺印をします。場所は差出人の氏名の下（縦書きの場合）、あるいは右（横書きの場合）です。法的必要がないもののため、認印、三文判でも問題はありません。
　また、書状が２枚以上になる場合には、左端をホチキスでしっかりと閉じ、そのつづり目部分に裏から捺印します。これは、ホチキスの針がこじ開けられた場合に、それが分かるようにするためです。

●同じ書面を３通作る

　内容証明郵便では、同じ文書を３通用意します。これは�@自分用（差出人の手元に残る分）�A郵便局に保管する分�B相手に送る分が必要だからです。これがあることによって、郵便局による内容・出した日の証明が可能になります。もちろん、いちいち手書きなどをする必要はなく、コピーでＯＫです。

●訂正・修正には捺印を

　書き間違えなどに関しては、誤解を与えないよう、分かりやすく訂正、修正しなくてはなりません。その方法ですが、通常は該当文字に二重線を引き、正しい文字を横に書き加え、さらに該当個所の近くの余白に「２字訂正」「３字追加」などと、どこをどのように直したかが分かるようにします。さらに、差出人氏名のところで捺印したのと同じ印鑑で捺印をします。削除する場合も同様。また、差出人が複数いる場合には、すべての人の捺印をします。

●封筒は受取人の数分用意する

　封筒自体は一般のもので問題ありません。表書きもいつもどおり。もちろん、書状で書いた住所、氏名と同じものでなくてはいけません。また、複数人に出す場合には当然ながら、受け取る人数分の封筒を用意します。
　ちなみに全く同じ文書を複数の人に送る場合には同文内容証明を使います。この場合、すべての受取人を本文に並べて記載し、受取人の人数＋２通を用意することになるので、一人分ずつ用意するより、書状の数が少なく、手数料も安くて済みます。　

※以下、費用や出し方、注意点などについては後編で解説します。

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